El Presupuesto (2): Definición, Ventajas, Inconvenientes, Clasificación y Fases

DEFINICIÓN

Presupuesto: es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. Sirve para guiar y evaluar las actuaciones de los responsables de una organización a través del resultado obtenido en sus divisiones. Abarca periodos diferentes en función del tipo de presupuesto que se elabore.

VENTAJAS DE LOS PRESUPUESTOS

1. La Dirección posee en todo momento un cuadro general de las operaciones y resultados pudiendo de esa manera prever las situaciones y tomar decisiones mas acertadas.
2. Se dispone de instrumento por el cual el trabajo de la empresa se desarrolla de acuerdo a un plan general coordinado.
3. Le posibilita la acción o adopción  de medidas con suficiente anticipación  permitiendo juzgar los acontecimientos con la perspectiva adecuada.
4. Ayuda al manejo financiero de la Empresa.
5. Sirve para medir la eficiencia de los jefes responsables.
6. Hace participar en las tareas  de programación y dirección a una mayor cantidad de responsables impulsándoles a  actuar de manera eficaz en la corrección de planes que son suyos.
7. Facilita el control administrativo.
8. Es un reto constante presentado a los ejecutivos de la empresa para ejercitar su creatividad y criterio profesional a fin de mejorar la situación de la misma.
9. Impone a los ejecutivos no solo responsabilidad operativa sino también responsabilidad financiera.
10. Obliga a mantener un archivo de datos históricos controlables.

INCONVENIENTES DE LOS PRESUPUESTOS

1. Los datos incluidos en los presupuestos están basados en estimaciones o pronósticos,  es decir, se debe considerar la posibilidad de error en las estimaciones como un factor adicional, al analizar las diferencias entre los datos reales y los presupuestados.
2. Un sistema presupuestario no puede implantarse de improvisto, para su uso en condiciones satisfactorias son necesarios ciertos requisitos básicos, dentro de los cuales el factor tiempo y experiencia acumulada tiene un papel preponderante.
3. La limitación más importante se deriva de la circunstancia de que el control presupuestario, es una herramienta de la dirección de la empresa. Es decir, no debe pensarse que la suplanta de alguna manera sino que es su mejor auxiliar.
4. Toma tiempo y costo su preparación.
5. Los resultados no son inmediatos.
6. Su ejecución no es automática, es necesario que el personal de la empresa comprenda la utilidad de esta herramienta.
7. Una de las principales limitaciones que enfrenta la elaboración del presupuesto, es la falta de información contable en forma adecuada y oportuna.
8. En muchos casos la administración empírica de la empresa, hace que el presupuesto sea solo un documento de simple estimación y no de aplicación y control.

CLASIFICACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

Funcional:

• Presupuesto de operaciones:

Presupuesto de ventas.

Presupuesto de producción. Se divide a su vez en: Materiales, Mano de Obra, Costes Indirectos de Producción y Niveles de Inventarios.

Presupuesto de producción vendida.

Presupuesto de gastos de venta.

Presupuesto de gastos de administración.

• Presupuesto financiero:

Presupuesto de tesorería: tiene entradas y salidas por operaciones corrientes y operaciones de capital.

Por el tiempo que abarcan:

• Presupuestos que abarcan varios años.
• Presupuestos que abarcan el ejercicio contable (anuales).
• Presupuestos que abarcan un periodo inferior al año.
• Presupuestos continuos. Se mantiene siempre disponible de doce meses, ya que se añade un mes ó un trimestre a medida que el mes ó trimestre se termina.

FASES EN LA ELABORACIÓN DE LOS PRESUPUESTOS

Presupuesto de inversiones. Incluye cambios que afectan al nivel de decisión estratégico de la empresa como es en la capacidad instalada ó en líneas de producción. Abarca periodos superiores al año.

Presupuesto para el control de gestión. Suele abarcar un año, pero se divide en periodos más cortos, como semanas, meses ó trimestres, para coordinarlo con la planificación de las operaciones, que afecta al nivel de decisión operativo.